Finanzcheck für Klassenfahrten

Wer eine Klassenfahrt plant, muss die verschiedenen Erwartungen von Kindern, Eltern, Schule und seinen eigenen pädagogischen Anspruch unter einen Hut bekommen. Das ist eine Herausforderung – besonders wenn es um die Finanzierung geht. Ein durchdachter Finanzcheck stellt sicher, dass die Reise für alle Familien bezahlbar bleibt und keine unerwarteten Kosten auftreten.

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Finanzplan aufstellen für Klassenfahrten

Eine Klassenfahrt muss finanziell gut organisiert sein, damit Eltern wissen, in welchem Zeitraum welche Kosten auf sie zukommen. Auch sollte transparent kommuniziert werden, wofür das Geld ausgegeben wird.

Hier sind die wesentlichen Schritte, um einen Finanzplan zu erstellen:

Gesamtkosten schätzen: Wie hoch werden die Kosten für die Unterkunft und die An- und Abreise ausfallen? Was kostet die Verpflegung, falls Mahlzeiten nicht in der Unterkunft enthalten sind? Wie teuer werden Ausflüge und Eintrittsgelder sein? Zu berücksichtigen sind auch die Kosten für Versicherungen wie Reiserücktrittsversicherung oder Unfallversicherung.
Zusätzliche Kosten ermitteln: Wie viel Taschengeld dürfen die Schülerinnen und Schüler beispielsweise mitnehmen? Wird ein Puffer für spontane Aktivitäten benötigt?
Finanzierungsmöglichkeiten prüfen: Gibt es Möglichkeiten, die Eltern finanziell zu entlasten wie einen Kuchenbasar?
Zahlungsfristen festlegen: Bis zu welchen Terminen muss das Geld überwiesen werden?

Lehrkräfte sollten den Finanzplan schriftlich den Eltern zur Verfügung stellen, damit diese eine klare Übersicht über die anfallenden Kosten und Zahlungsmodalitäten haben.

Wie teuer dürfen Klassenfahrten sein?

Klassenfahrten sind mehr als nur Ausflüge – sie sind wertvolle Lernorte außerhalb des Klassenzimmers. Ob MINT-Workshops oder Sprachreisen, das Angebot ist heute vielfältiger denn je. Gleichzeitig sind auch die Erwartungen an Unterkünfte gestiegen: moderne Zimmer mit eigenem Bad, WLAN und großzügige Frühstücksbuffets sind häufig Teil des Standards. Viele Klassen entscheiden sich für besondere Ausrichtungen wie Klassenfahrten mit Sportprogrammen oder Reisen ins Ausland, was die Kosten weiter in die Höhe treiben kann.

Wie viel eine Klassenfahrt kosten darf, variiert je nach Schule und Bundesland. Während Lehrerkonferenzen keine Entscheidungen über eine Kostenbegrenzung treffen können, liegt es in der Verantwortung der Schulkonferenz, eine Obergrenze für die Kosten und die Dauer der Klassenfahrt festzulegen. Vor Reisebeginn müssen die Eltern eine schriftliche Einwilligung abgeben, die sowohl die Teilnahme des Kindes als auch die Übernahme der anfallenden Reisekosten bestätigt. Ein Kostenrahmen von 250 bis 450 Euro pro Schüler für eine fünftägige Schulfahrt ist in der Regel realistisch.

Hier finden Sie weitere Informationen: Wie viel darf eine Klassenfahrt kosten?

Welche Unterstützungsmöglichkeiten gibt es?

Es gibt verschiedene Unterstützungsmöglichkeiten, um Geld für eine Klassenfahrt zusammenzutragen und so die Kosten für die Eltern zu verringern. Zögern Sie nicht, verschiedene Förderquellen für die Klassenfahrt in Anspruch zu nehmen oder Eltern zu informieren, wenn eine Kostenübernahme beispielsweise durch Jobcenter oder Sozialamt möglich ist.

Hier sind einige Optionen:

Übernahme der Kosten durch das Bildungs- und Teilhabepaket für Familien mit geringem Einkommen
Finanzielle Unterstützung von der Regierung bei einer Klassenfahrt nach Berlin
Zuschüsse vom Förderverein der Schule
Sponsoring durch regionale Unternehmen
Kuchenbasar & Co

Finanzplanung: Wann wird die Klassenfahrt bezahlt?

Wenn Sie die Klassenfahrt über Schulfahrt buchen, ist die Zahlung zweigeteilt:

Die Anzahlung beträgt 20 Prozent des Reisepreises und ist 14 Tage nach der Reisebestätigung zu überweisen. Hinzu kommt die Versicherung.
Der Restbetrag wird 30 Tage vor der Abreise beglichen.

Im Zuge der Reisebestätigung erhält die Lehrkraft alle Informationen schriftlich. Es werden die Zahlungstermine und die Höhe für die Anzahlung sowie die Restzahlung genannt. So können die Eltern über die konkrete Zahlungsabwicklung informiert werden.

Sammelzahlung oder Einzelüberweisungen – Was ist möglich?

Wenn die Höhe der Kosten und die Zahlungstermine für Anzahlung und Restzahlung mit den Eltern besprochen sind, steht noch eine Frage im Raum: Wohin soll das Geld überwiesen werden? Bei einer Buchung über Schulfahrt stehen zwei Möglichkeiten zur Auswahl:

Sammelzahlung
Einzelüberweisungen

Einige Schulen ziehen es vor, das Geld für Klassenfahrten selbst von den Eltern einzusammeln, da sie befürchten, bei größeren Gruppen den Überblick zu verlieren, wer bereits gezahlt hat und welche Beträge noch offen sind. Eine einfachere Lösung bietet die direkte Zahlungsabwicklung über den Reiseanbieter. Dafür steht bei Schulfahrt ein Serviceportal zur Verfügung, über das die Lehrkraft jederzeit den Zahlungsstatus der Eltern einsehen kann. Damit alles reibungslos verläuft, geben die Eltern bei der Überweisung die Vorgangsnummer sowie den Namen ihres Kindes an.